Aflevering af papirarkiv

Til trods for digitaliseringen af den offentlige sektor, findes der fortsat en del papir, der er i administrativ brug i de kommunale forvaltninger og institutioner.

Lovgivning

Du kan læse mere om bevaring og kassation af kommunale arkivalier her:
Vejledning om bevaring og kassation efter 2007
Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier 1970-2006

Yderligere info om bevaring og kassation af papirarkivalier:
Statens Arkiver

Hvad skal afleveres til arkiv?

Ikke alt skal afleveres til Stadsarkivet. En række bekendtgørelser beskriver i detaljer, hvad der skal afleveres. Generelt skelner man mellem materiale skabt før 1970, mellem 1970 og 2007 og efter 2007. Mange kender bestemmelsen om, at sager vedr. personer født den første i en måned, skal bevares. Dette gælder personsager skabt i perioden 1970 til 2007, men ikke efter 2007. Det er derfor en god idé at orientere sig i bestemmelserne inden kassation eller aflevering til Stadsarkivet.
Kommunens institutioner skal også aflevere arkivalier til Stadsarkivet. Vær opmærksom på at materiale, der i særlig grad beskriver institutionernes virke, skal afleveres til Stadsarkivet. 
I faktaboksen nedenfor er der henvisninger til vejledningsmaterialet. Kontakt Stadsarkivet for yderligere information om bevaring og kassation.

Hvornår skal der afleveres?

Papirarkivalier må afleveres til Stadsarkivet, når de er ude af administrativ og retlig brug.

Stadsarkivet modtager altså ikke arkivalier, som fortsat er i brug i forvaltningerne eller på institutionerne.

Hvordan skal der afleveres

Det bør tilstræbes at aflevere større sammenhængende og afgrænsede enheder af materiale. Det kunne fx være en journalperiode fra en forvaltning/større enhed. Det kunne også være en årrække af bevaringspligtige personsager.

Kontakt Stadsarkivet i forbindelse med at afleveringen forberedes. Vi vejleder gerne om hvilket materiale, der kan kasseres og hvilket der skal overdrages til arkiv.

Stadsarkivet stiller desuden visse krav til, hvorledes materialet skal afleveres. Det skal fx afleveres i den orden, hvori det var arkiveret, da det var i brug. Det skal desuden afleveres i særlige æsker, som mærkes efter anvisninger fra Stadsarkivet.

Det er forvaltningerne og institutionerne selv der afholder alle udgifter til aflevering af arkivalier til Stadsarkivet.

Adgang efter arkivering

Forvaltningerne og institutionerne har normalt adgang til deres egne arkivalier til eget brug efter aflevering til Stadsarkivet.

Kontakt Stadsarkivet, hvis der er brug for at rekvirere en arkiveret sag.

Søg i arkivet

Her er det muligt at søge i alle arkivets registrerede samlinger via Arkiv.dk. 

Gå til Arkiv.dk her
KoldingWiki

Her finder du Stadsarkivets digitale historiske opslagsværk. På KoldingWiki har alle borgere mulighed for at deltage og være medskrivere af historien på samme måde som på den "store" Wikipedia. Formålet med wiki'en er at understøtte lokal forankring og medejerskab omkring historien, så vi i fællesskab kan skabe en aktiv historiebevidsthed. Brug KoldingWikien og vær med til at sætte alle hjørner i Kolding på det historiske landkort! 

Gå til KoldingWiki
Søg i arkivet

Her er det muligt at søge i alle arkivets registrerede samlinger via Arkiv.dk. 

Periode:
KoldingWiki

Her finder du Stadsarkivets digitale historiske opslagsværk. På KoldingWiki har alle borgere mulighed for at deltage og være medskrivere af historien på samme måde som på den "store" Wikipedia. Formålet med wiki'en er at understøtte lokal forankring og medejerskab omkring historien, så vi i fællesskab kan skabe en aktiv historiebevidsthed. Brug KoldingWikien og vær med til at sætte alle hjørner i Kolding på det historiske landkort! 

Gå til KoldingWiki