Aflevering af IT-system

Arkivering af IT-systemer er ofte en bekostelig affære. Arkivering af IT-systemer er et stærkt reguleret område, hvor bevaringspligtige IT-systemer afleveres til Stadsarkivet som såkaldte systemuafhængige arkiveringsversioner.

Systemuafhængige arkiveringsversioner sikrer, at de data som er bevaringspligtige kan tilgås i fremtiden uanset styresystemer og teknologisk udvikling.

Det er ofte (men ikke nødvendigvis) systemleverandøren der udarbejder de systemuafhængige arkiveringsversioner.

Lovgivning

Du kan læse mere om bevaring og kassation af kommunale arkivalier her:
Vejledning om bevaring og kassation

Nærmere om krav til arkiveringsversioner:
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner

Yderligere info om bevaring og kassation af IT-systemer:
Vejledende bevarings- og kassationsliste for IT-systemer

Statens Arkiver

Skal alle IT-systemer gemmes?
Kun et udvalg af kommunens IT-systemer er bevaringspligtige.

I faktaboksen nedenfor findes en vejledende bevarings- og kassationsliste for kommunale IT-systemer. Listen er kun vejledende og er heller ikke udtømmende. Kontakt Stadsarkivet for yderligere information om bevaringspligtige IT-systemer.

Det er dyrt!

Det er ofte meget dyrt at få produceret systemuafhængige arkiveringsversioner. Derfor er det en rigtig god idé at tænke på arkivering allerede ved indkøb af system. Det vil bl.a. være fornuftigt at vurdere hvorvidt et system er bevaringspligtigt eller ej. Stadsarkivet kan evt. assistere med dette.

Er systemet bevaringspligtigt, vil det være en god idé at sikre sig at leverandøren kan udarbejde en systemuafhængig arkiveringsversion. Det vil desuden være hensigtsmæssigt at få et prisestimat på opgaven. Begge dele bør indgå i kontrakten med leverandøren.

Endelig vil det være en god idé at tænke udgiften til arkivering ind i budgettet.

Du betaler!

Det er systemejer/forvaltningerne selv der afholder udgiften til produktion af en systemuafhængig arkiveringsversion.

Udgifter til test af arkiveringsversioner, som ikke kan godkendes af Stadsarkivet, afholdes ligeledes af systemejer/forvaltning. Med mindre andet er skrevet ind i kontrakten med leverandøren.

Hvorfor skal vi arkivere?

Aflevering af systemuafhængige arkiveringsversioner er en lovbunden opgave bestemt af arkivloven.

Persondataloven sikrer at kommunen ikke opbevarer personoplysninger i IT-systemerne længere end nødvendigt. Derfor skal uaktuelle oplysninger slettes med jævne mellemrum. Ofte sker dette 5 eller 10 år efter en sag er afsluttet.

Omvendt kræver arkivloven at en delmængde af kommunens sager bevares til evig tid. Derfor skal der udarbejdes en arkiveringsversion før data slettes i henhold til persondataloven.

Der er den systemansvarliges ansvar, at være opmærksom på sletningsmodne data, samt at sikre at der udarbejdes en arkiveringsversion med bevaringspligtige data inden sletning.

Hvornår skal der laves en arkiveringsversion?

Fremstillingen af systemuafhængige arkiveringsversioner skal senest ske:

  • Inden der slettes i et system i henhold til de anmeldte sletningsfrister
  • Når et IT-system udfases af administrativ brug
  • Når sagsbehandlingen/opgavevaretagelsen overdrages fra en myndighed til en anden
  • Hvis man ønsker at frigive ressourcer i IT-system

Afleveringsforberedelse

Afleveringsforberedelsen starter allerede i forbindelse med implementering af et IT-system.

En systemuafhængig arkiveringsversion indeholder udover data også dokumentation om systemets anvendelse.

Den systemansvarlige skal sikre sig, at procedurer for anvendelse af systemet er beskrevet og at den faktiske anvendelse bliver dokumenteret gennem hele systemets levetid.

Dette er en del af kravet om at sikre sig at man varetager arkivmæssige hensyn. Arkivmæssige hensyn handler bl.a. om at systemejeren skal sikre, at der er orden og systematik og at denne orden og systematik er dokumenteret.

Afleveringsprocedure

Det er hensigtsmæssigt for både systemejer og Stadsarkiv, at der er en løbende dialog vedr. afleveringsarbejdet.

Rollefordelingen er således, at det er systemejer der er opgaveejer. Det er systemejer, der har den primære kontakt til leverandøren og det er systemejer, der i samarbejde med leverandøren, leverer dokumentation til arkiveringsversionen om systemets anvendelse og arkiveringsversionens indhold.

I praksis ser et afleveringsforløb således ud:

  • Systemejer indgår, i samarbejde med Stadsarkivet, aftale med leverandøren om fremstilling af en systemuafhængig arkiveringsversion.
  • Stadsarkivet udarbejder herefter en afleveringsbestemmelse for systemet. Denne fremsendes til leverandøren. Afleveringsbestemmelsen er en slags kravspecifikation - et dokument, der beskriver hvilke data m.v., der skal indgå i arkiveringsversionen.
  • Systemejer udarbejder eller fremskaffer dokumentation om den faktiske anvendelse af systemet. Dette sker i dialog med Stadsarkivet.
  • Leverandøren afleverer arkiveringsversion til Stadsarkivet som tester at den lever op til de krav der stilles. Kan arkiveringsversionen godkendes er afleveringsarbejdet afsluttet og Stadsarkivet overtager bevaringsforpligtelsen for arkivaliet.
  • Forvaltning/systemejer kan herefter slette sletningsmodne data fra IT-systemet i henhold til de sletningsfrister, der er anmeldt til Datatilsynet.


 

KoldingWiki

Her finder du Stadsarkivets digitale historiske opslagsværk. På KoldingWiki har alle borgere mulighed for at deltage og være medskrivere af historien på samme måde som på den "store" Wikipedia. Formålet med wiki'en er at understøtte lokal forankring og medejerskab omkring historien, så vi i fællesskab kan skabe en aktiv historiebevidsthed. Brug KoldingWikien og vær med til at sætte alle hjørner i Kolding på det historiske landkort! 

Gå til KoldingWiki
Søg i arkivet

Her er det muligt at søge i alle arkivets registrerede samlinger via Arkiv.dk. 

Periode:
KoldingWiki

Her finder du Stadsarkivets digitale historiske opslagsværk. På KoldingWiki har alle borgere mulighed for at deltage og være medskrivere af historien på samme måde som på den "store" Wikipedia. Formålet med wiki'en er at understøtte lokal forankring og medejerskab omkring historien, så vi i fællesskab kan skabe en aktiv historiebevidsthed. Brug KoldingWikien og vær med til at sætte alle hjørner i Kolding på det historiske landkort! 

Gå til KoldingWiki