God arkivskik

Kolding Kommune skal i henhold til §8 i arkivloven og §1-3 i arkivbekendtgørelsen sikre, at man varetager arkivmæssige hensyn.

Arkivlovgivningen

Arkivloven
Arkivbekendtgørelsen

Du kan læse mere om arkivmæssige hensyn her:
Arkivmæssige hensyn

 

 

 

 

 





Ved arkivmæssige hensyn forstås, at kommunen skal sikre, at arkivalier bevares således, at de efter overdragelse til Stadsarkivet kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål. Endelig skal kommunen også sikre, at der kan foretages kassation af ikke-bevaringspligtige arkivalier, således at disse ikke overleveres til Stadsarkivet.


Orden og systematik

Arkivmæssige hensyn handler groft sagt om 2 ting: Orden og systematik samt ordentlige opbevaringsforhold. Orden og systematik bør være en selvfølge i forvaltningernes arbejde med at opbygge og administrere sager. Det bør det, fordi det som udgangspunkt skaber værdi i den daglige sagsbehandling, i form af effektiv sagsbehandling, hurtig genfinding og mulighed for videndeling. Det sikres ved at have fokus på god sagsdannelse med klare sagsgange, entydig journalisering og fælles forvaltningssprog - fra oprettelse over behandling til afslutning og arkivering af en sag, et papirarkiv eller et it-system.

Herved varetages også det arkivmæssige hensyn, der både sikrer at intet er bundet til enkeltpersoners hukommelse, samt at eftertiden kan finde rundt i sagerne. Det kan være allerede i morgen, om 5 år eller måske om 100 år.

Arkivmæssige hensyn

- Orden og systematik
- Ordentlige opbevaringsforhold

Undgå brug af fællesdrev!

Et fællesdrev (G-drev) i en afdeling er et praktisk redskab i det daglige arbejde. Fællesdrevet bør dog aldrig anvendes som et sted, hvor man placerer dokumentation af retlig eller administrativ betydning. I stedet anvendes Acadre eller andre fagsystemer.

Ved at placere sin dokumentation på et fællesdrev, efterlever man ikke reglerne om at varetage arkivmæssige hensyn. Der er desuden stor risiko for at man bl.a. overtræder persondataloven og offentlighedsloven, samt forhindrer adgang til dokumentationen på tværs i organisationen.

Endelig er der risiko for at væsentlig dokumentation forsvinder. Derved stiller man såvel borger som kommune rigtig dårligt i forbindelse med evt. tvister.

Vær derfor meget varsom med at anvende fællesdrevet.

 

Brug ACADRE eller relevante fagsystemer

Acadre er Kolding Kommunes centrale IT-system til håndtering af administrative sager. Ved konsekvent at anvende Acadre sikres at man efterlever de krav, der stilles til arkivmæssige hensyn. Samtidig sikres det, at den lovpligtige dokumentation også sikres for eftertiden.

Det samme gør sig gældende ved anvendelse af forvaltningernes fagsystemer.

 

Ild, vand og fortabte data

Arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, tyveri, hærværk eller lignende. Det er forvaltningernes ansvar, at dette sikres indtil evt. aflevering til Stadsarkivet.

For papirarkivalier betyder det, at man skal sikre sig kvaliteten af kontormaterialer og opbevaringsforhold.

Undlad fx at anvende plastiklommer og metalklips. Plastiklommer trækker printet tekst af papiret og metalklips ruster og nedbryder derved papir. Stadsarkivet modtager i øvrigt ikke arkivalier i plastiklommer eller med metalklips. Arkivlokalerne skal være i orden. Undgå fugtige kælderrum. Undgå rum med vandrør. Sørg for brand- og tyverisikring. Ild er arkivaliers værste fjende. Vand er den næstværste. Med ild følger som oftest vand.

Fortabte data kan findes mange steder. Det kan være:

  • Forkert brug af fællesdrev
  • Væsentlige mails, der aldrig kommer længere end til mailboxen
  • Væsentligt materiale, der præsenteres på Intranet eller i projektplatforme, men som aldrig havner i Acadre

Dette er stærkt problematisk både for kommunen og for borgerne. Både nu og for eftertiden. Undgå det!

 

Søg i arkivet

Her er det muligt at søge i alle arkivets registrerede samlinger via Arkiv.dk. 

Gå til Arkiv.dk her
KoldingWiki

Her finder du Stadsarkivets digitale historiske opslagsværk. På KoldingWiki har alle borgere mulighed for at deltage og være medskrivere af historien på samme måde som på den "store" Wikipedia. Formålet med wiki'en er at understøtte lokal forankring og medejerskab omkring historien, så vi i fællesskab kan skabe en aktiv historiebevidsthed. Brug KoldingWikien og vær med til at sætte alle hjørner i Kolding på det historiske landkort! 

Gå til KoldingWiki
Søg i arkivet

Her er det muligt at søge i alle arkivets registrerede samlinger via Arkiv.dk. 

Periode:
KoldingWiki

Her finder du Stadsarkivets digitale historiske opslagsværk. På KoldingWiki har alle borgere mulighed for at deltage og være medskrivere af historien på samme måde som på den "store" Wikipedia. Formålet med wiki'en er at understøtte lokal forankring og medejerskab omkring historien, så vi i fællesskab kan skabe en aktiv historiebevidsthed. Brug KoldingWikien og vær med til at sætte alle hjørner i Kolding på det historiske landkort! 

Gå til KoldingWiki