ESDH/Acadre

Acadre er Kolding Kommunes centrale IT-system til håndtering af administrative sager.

Systemet er dermed et af kommunens væsentligste redskaber til at sikre dokumentation af den sagsbehandling og administration, der udføres i kommunen. Det er samtidig et
væsentligt redskab til videndeling på tværs i kommunen.

Det handler om dokumentation!

Det er det imidlertid kun, hvis systemet anvendes hensigtsmæssigt.

Sagsdannelse via enkeltsagsprincippet, konsekvens i navngivning af sager og dokumenter og ordentlig journalisering, sikrer at dokumenter og sager let kan genfindes – ikke bare nu men også i eftertiden. Samtidig sikrer det at kommunen kan leve op til de krav der stilles til god forvaltningsskik.

Det kan have store konsekvenser for borgere og kommune, hvis væsentlig dokumentation af sagsforløb ikke journaliseres i Acadre. Det stiller både borgere og kommune ringere i evt. tvister.

Væsentlig dokumentation må derfor ikke placeres på et fællesdrev eller lignende.

Journalisering

I Kolding Kommune journaliserer vi vores sager efter borgernes CPR-nummer, et matrikelnummer eller KLs Emnesystematik.

Vi anvender enkeltsagsprincippet, hvilket vil sige, at der oprettes en sag pr. afgørelse, beslutning eller administrative proces. Derved minimeres antallet af evighedssager eller samlesager.

Anvendelse af enkeltsagsprincippet forenkler desuden genfinding af konkrete afgørelser. Man skal så at sige ikke gennemgå omfattende sager for at finde en bestemt afgørelse.

Forudsætningen er en korrekt og konsistent journaliseringspraksis. Dette sikres ved brug af KLs Emnesystematik.

KLs Emnesystematik beskriver alle de opgaver en kommune varetager. Emnesystematikken er omfattende men præcis. Emnesystematikken er indbygget i Acadre og er et obligatorisk felt ved oprettelse af administrative sager.

KLE-NEM

KL har udviklet hjælpeværktøjet KLE-NEM.
KLE-NEM er en onlineudgave af emnesystematikken, hvor det bl.a. er muligt at søge via stikord og servicetekster. Desuden indeholder værktøjet en direkte kobling til lovgrundlaget de enkelte emner i systematikken.

KLE-NEM

Arkiv

Acadre er et af kommunens væsentligste administrative systemer og det system, der indeholder den væsentligste dokumentation i forhold til at beskrive kommunens virke. Derfor er systemet bevaringspligtigt i henhold til arkivloven.

Det betyder, at den væsentligste dokumentation i systemet skal gemmes i al evighed.

Forudsætningen for at sager og dokumenter kan genfindes systematisk og effektivt – både nu og i eftertiden – er at de er journaliseret ordentligt.

Tilmed sikrer ordentlig journalisering, at det er muligt at slette "standardsager" fra systemet inden aflevering til arkiv. Dermed er det muligt løbende at slanke systemet ved at slette forældede sager. Desuden reduceres arkivomkostningerne væsentligt.

Den faktiske anvendelse af systemet skal desuden dokumenteres. Det kan fx være i form af afdelings- eller opgavespecifikke journaliseringsvejledninger. Disse vejledninger bør selvsagt være et redskab i den daglige sagsbehandling. De tjener samtidig det formål, at sager og dokumenter også kan genfindes om fx 100 år.

Det er den systemansvarliges opgave at sikre, at denne dokumentation kan fremskaffes i forbindelse med aflevering af systemet til arkiv.

Søg i arkivet

Her er det muligt at søge i alle arkivets registrerede samlinger via Arkiv.dk. 

Gå til Arkiv.dk her
KoldingWiki

Her finder du Stadsarkivets digitale historiske opslagsværk. På KoldingWiki har alle borgere mulighed for at deltage og være medskrivere af historien på samme måde som på den "store" Wikipedia. Formålet med wiki'en er at understøtte lokal forankring og medejerskab omkring historien, så vi i fællesskab kan skabe en aktiv historiebevidsthed. Brug KoldingWikien og vær med til at sætte alle hjørner i Kolding på det historiske landkort! 

Gå til KoldingWiki
Søg i arkivet

Her er det muligt at søge i alle arkivets registrerede samlinger via Arkiv.dk. 

Periode:
KoldingWiki

Her finder du Stadsarkivets digitale historiske opslagsværk. På KoldingWiki har alle borgere mulighed for at deltage og være medskrivere af historien på samme måde som på den "store" Wikipedia. Formålet med wiki'en er at understøtte lokal forankring og medejerskab omkring historien, så vi i fællesskab kan skabe en aktiv historiebevidsthed. Brug KoldingWikien og vær med til at sætte alle hjørner i Kolding på det historiske landkort! 

Gå til KoldingWiki